Nossa situação de e-mail fora do escritório está fora de controle — 2024

Fotografado por Eylul Aslan. No mês passado, após um ano trabalhando contra a pandemia com muito poucos dias de férias e certamente sem viagens luxuosas , Tirei uma semana de folga. O esgotamento que estava sentindo era intenso e eu sabia que precisava estabelecer alguns limites rígidos na comunicação relacionada ao trabalho. Eu defini meu Ícone de status do Slack para a pequena palmeira e até excluí totalmente o aplicativo do meu telefone para que eu não pudesse ver se alguém me mandou um DM, o que eu sabia que me tentaria a verificar. Isso era bastante simples, mas então chegou a hora de eu lidar com o verdadeiro flagelo da minha vida profissional: o e-mail.Propaganda

Elaborei uma resposta automática fora do escritório que indicava claramente por quanto tempo ficaria fora e sorri de orgulho com minha assertividade. Eu estava colocando meu pé no chão e protegendo minha sanidade depois de um longo ano encarando com os olhos mortos uma mensagem após a outra que começava 'Espero que este e-mail encontre você bem' na minha minúscula mesa improvisada em casa enquanto o mundo desmoronava ao nosso redor. Mas não era tão simples. O estado de relaxamento que finalmente consegui alcançar depois de uma semana sem pensar no trabalho foi rapidamente destruído quando abri o Gmail no dia em que voltei. Porque? Porque eu tinha 1.400 e-mails não lidos. Meu primeiro instinto foi chorar. Meu segundo foi fechar meu laptop e jogá-lo pela janela nos trilhos do metrô do lado de fora do meu apartamento. Minha terceira foi simplesmente deletar cada nota da minha caixa de entrada e declarar falência do e-mail. Essa última estratégia certamente me pouparia tempo e angústia emocional. Mas foi falta de consideração com aqueles que haviam estendido a mão? E se eu perdi algo que é realmente importante? No final das contas, reservei um tempo para vasculhar todos os e-mails que recebi durante as férias. Demorou uma eternidade e foi mentalmente desgastante, e devo dizer que realmente não havia nada na minha caixa de entrada que causaria consequências catastróficas se eu tivesse perdido. A maioria dos e-mails nem justificava uma resposta. O exercício foi inútil e doloroso, o que me fez pensar: no futuro, talvez eu deva apenas excluir imediatamente todos os e-mails que recebo durante as férias. Se eu ajustasse um pouco minha resposta fora do escritório e pedisse àqueles com mensagens importantes que acompanhassem a data em que eu voltasse, nunca mais teria que vasculhar uma montanha de e-mails como um prospector estranho do século 21, triste versão do ouro é uma informação pertinente sobre como desempenhar suas funções capitalistas de forma mais eficiente.Propaganda

Depois de propor minha estratégia de falência de caixa de entrada pós-férias, decidi procurar um especialista em ansiedade por e-mail para ver se eles aprovavam essa rota. Procurei Jocelyn K. Glei, autora de Cancelar inscrição: como eliminar a ansiedade por e-mail, evitar distrações e realizar o trabalho de verdade e Cal Newport, autor de Um mundo sem e-mail: reinventando o trabalho em uma era de sobrecarga de comunicação . Mas eis o que acontece com as pessoas que escrevem livros inteiros sobre o potencial de destruição do e-mail: elas são muito boas em ignorar e-mails. Talvez a falta de resposta deles tenha sido a minha resposta de que não há problema em excluir todos os meus e-mails depois de voltar das férias. Ainda assim, senti que precisava de alguém para realmente aprovar a abordagem. Finalmente, pude falar com a Dra. Alice Boyes, PhD, autora de The Anxiety Toolkit: Estratégias para ajustar sua mente e superar seus pontos travados e o próximo Produtividade sem estresse: um kit de ferramentas personalizado para se tornar o seu eu mais eficiente e criativo . De acordo com o Dr. Boyes, a estratégia que você emprega para seus e-mails enquanto tira uma folga deve depender de como você usa seu e-mail para o trabalho no dia-a-dia. 'Eu acho que realmente se resume a: Qual é o seu trabalho principal? Comunicar é o seu trabalho principal? ' ela me diz pelo telefone. Se você trabalha com comunicações ou relações públicas, por exemplo, o Dr. Boyes explica que provavelmente não é apropriado ou prático definir sua caixa de entrada para zero no segundo que você fizer logon após as férias. No entanto, ela tem outras estratégias que podem ajudar com a sobrecarga de e-mail.PropagandaCompartilhei meu problema de 1.400 e-mails com a Dra. Boyes e disse a ela que a grande maioria das mensagens que recebi não justificava respostas diretas de minha parte. Ela sugeriu que, nesse caso, eu poderia estabelecer uma regra que excluía automaticamente e-mails que não foram endereçados diretamente a mim. Isso significa e-mails promocionais, respostas a todos e os sempre populares CCs para 'visibilidade'. Claro, para encontrá-los, pode ser necessário verificar as linhas de assunto ou fazer uma pesquisa no Gmail, mas isso é muito melhor do que ler cada mensagem individual, certo? Eu estava a bordo. Outra maneira brilhante de a Dra. Boyes combater a fadiga do e-mail é ter duas contas de e-mail diferentes. Agora, eu sei o que você está pensando: como ter mais caixas de entrada para verificar pode tornar sua vida menos estressante? Bem, um dos endereços de e-mail do Dr. Boyes é mais voltado para o público; é o que qualquer pessoa pode encontrar e serve como um apanhado para mensagens de pessoas que ela não conhece - alguém com quem ela não trabalhou antes ou spam, por exemplo. Ela dá seu segundo endereço de forma mais seletiva, apenas para aqueles com quem está trabalhando ativamente ou tem uma relação pessoal ou profissional existente. Filtrar e-mails dessa forma alivia a pressão de ter que ler ou responder às mensagens que chegam à caixa de entrada pública. Além disso, ela pode empregar a política dos meus sonhos de ignorar completamente os e-mails quando for necessário. 'Acho que este sistema que tenho funciona muito bem', diz o Dr. Boyes. 'Tudo o que vem naquele e-mail de trabalho de pessoas que não conheço, basicamente posso escolher ignorar.' A abordagem de múltiplos endereços de e-mail abre você para oportunidades perdidas, ela aponta. (Embora eu deva dizer que seu endereço de e-mail público é aquele que eu contatei para agendar esta entrevista, e ela me respondeu em 10 horas). Mas, dependendo de quem você é e de onde está em sua carreira, o risco de perder mensagens pode valer a pena. É aqui que temos que ajustar individualmente nossa ambição ao nosso bem-estar mental.PropagandaQuando se trata de eliminar o estresse de um acúmulo de e-mails pós-férias, o Dr. Boyes diz que o verdadeiro problema é que a resposta automática fora do escritório passou a ser completamente sem sentido, especialmente entre os americanos. Parece que nessa época, a cada ano, o Twitter é inundado com memes que comparam a maneira como os europeus elaboram suas respostas fora do escritório - 'Estou de férias até setembro. Não espere uma resposta '- à maneira como os americanos usam a deles -' Estou no hospital fazendo uma cirurgia de emergência, então eu poderia ser Mais devagar
ZX-GROD
responder.'

Os europeus que estão “fora dos escritórios” dizem “Não vou trabalhar até 18 de setembro. Todos os e-mails serão excluídos automaticamente. '

Americanos: 'Estou no hospital. As respostas por e-mail podem ter um atraso de até 30 minutos. Desculpe pela inconveniência! Se for urgente, por favor, entre em contato comigo no pronto-socorro em ... '





- Leanna Orr (@LeannaO) 10 de julho de 2020

Fora dos escritórios europeus: estou fora, acampando no verão. Email novamente em setembro

Fora do escritório americano: deixei o escritório por duas horas para me submeter a uma cirurgia renal, mas você pode entrar em contato comigo pelo celular a qualquer hora



- Samuel Pollen (@samuel_pollen) 30 de abril de 2021
Como eu disse, fiquei muito satisfeito comigo mesmo por não incluir 'resposta mais lenta' em minha recente mensagem de ausência temporária. Fui deliberadamente transparente ao dizer que não checaria meu e-mail enquanto estivesse de férias. Mas, infelizmente, a maneira como nossa cultura considera essas notas torna a escolha da palavra um tanto inconseqüente. 'Uma coisa que notei é que você nunca sabe se a resposta automática fora do escritório é real ou falsa', diz o Dr. Boyse. Não é incomum receber uma resposta automática e, logo em seguida, receber uma resposta real da pessoa a quem você enviou o e-mail. “Acho que as pessoas planejam fazer certas pequenas coisas nas férias, como responder a e-mails que exigem apenas respostas rápidas, mas isso aumenta e mais tarefas aparecem”, diz o Dr. Boyse. 'Quando você abre a porta para essas coisas, tudo acaba sendo mais do que você esperava e realmente tira você do modo de férias.' Isso, por sua vez, distorce as expectativas de todos os envolvidos. “Acho que ninguém mais confia nas respostas fora do escritório. Quando as pessoas os recebem, pensam: 'Oh, isso significa apenas que talvez demore algumas horas ou a pessoa provavelmente vai me responder hoje à noite em vez de durante o dia de trabalho', em vez de as pessoas pensarem que realmente significa que eles estão não vou ter notícias por uma semana. ' Então, como escapamos desse inferno de e-mail fora do escritório em que vivemos? Por se tratar de uma questão cultural, não acho que haja uma resposta simples, especialmente para pessoas em cargos juniores. Mas, se você for capaz de realmente deixar que sua resposta fora do escritório seja sua única linha de comunicação profissional durante as férias, isso pode ter um impacto em mais do que apenas sua própria saúde mental. 'Tente modelá-lo para outras pessoas. Mesmo que você não possa fazer isso por si mesmo, faça por outras pessoas, para que elas não sintam essa pressão. ' Quanto mais respeitarmos as respostas fora do escritório e deixarmos que elas falem, mais perto podemos chegar de um dia vivendo em uma sociedade onde 'selecionar todo o lixo' é o primeiro passo fácil de volta ao trabalho depois de umas férias relaxantes.